Pöytälaatikon suojista verkkoon – Tiedon jakamisesta tehokkuutta ja hyvinvointia järjestötyöhön!

Toiminnanjohtaja-kehittäjä Anniina Löytösen työpöytä.

Tietoa jaetaan uskomattomat määrät joka minuutti ja sitä synnytetään kaikkien ulottuville enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Jokainen voi olla uuden tiedon tietosanakirja niin työssä kuin vapaa-ajalla. Digimedian sekatyömieheksi itseään luonnehtiva Ilkka Olander toteaakin blogissaan: “Jakamiselle nyökytellään usein hyväksyvästi päätä, mutta käytännössä sitä ei välttämättä tapahdu. Ja jostain syystä sitä tapahtuu työpaikoilla paljon vähemmän kuin vapaa-ajalla. Yksi syy on se, että työpaikoilla käytetyt välineet laahaavat vapaa-ajan välineitä (Facebook, Twitter, Google+) jäljessä…”

Miten tieto ja sen jakaminen vaikuttavat työhön ja hyvinvointiin työssä? Joskus tuntuu, että negatiivisesti. Erityisesti siksi että sitä on liikaa. Kaikkea ei voi sisäistää ja osa täytyy suodattaa kevyesti ja päästää menemään. Tärkeä taito sekin. Jollekin tiedolle täytyy antaa aikaa muhia, ennen kuin se pääsee oikeuksiinsa. Joskus muistaa, että tarvittava tietoa löytyy tarpeen vaatiessa ja se riittää.

Järjestötyö voisi olla tietotyöläiselle ’unelmien duunipaikka’, sillä uutta tietoa tuotetaan jatkuvasti: Kehitetään, arvioidaan ja raportoidaan. Uutta tietoa ihmisistä, toiminnasta ja ympäröivästä yhteiskunnasta. Sitten on tietoa, jota kerrotaan ulospäin monikanavaisesti. Lisäksi on yhteisön sisäistä tietoa, joillakin jostakin enemmän ja toisilla vähemmän.

Olen viime aikoina pohtinut tiedon yhteyttä työhyvinvointiin. Tietotulvan ollessa ylitsevuotava, on hyvä osata rajoittaa ja ryhtyä vaikka tietodieetille. Työhyvinvointia edistää ainakin se, että osaa erottaa olennaisen tiedon siitä ’ei niin olennaisesta.’

Toisaalta tiedon jakamisella ja yhdessä käsittelemisellä voi olla työyhteisölle positiivisia vaikutuksia. Olander kommentoi blogissaan:“…mitä paremmin työyhteisössä saadaan juurrutettua jakamisen kulttuuri, sitä suurempi sen sisäinen ideoiden virta on. Tällainen yrityskulttuuri on pääomaa, joka näkyy 1) innovaatioina, nopeampana tuotekehityksenä, parempina palveluina 2) työn mielekkääksi kokemisena, yhteisöllisyytenä 3) työntekijöiden motivaationa ja sitoutumisena. 4) työpaikan vetovoimana ja kykynä houkutella huippuosaajia…

Tiedon jakaminen työyhteisön kesken voi siis parhaimmillaan vahvistaa työyhteisöä, purkaa hierarkioita, kasvattaa osaamista ja muutoskykyä sekä innostaa ja lisätä työn imua. Tiedon ollessa kaikkien ulottuvilla, on jokaisella mahdollisuus tarttua siihen ja kehittää työtä, viedä järjestön toimintaa eteenpäin. Kun tieto on työyhteisössä kaikkien ulottuvilla, on olemassa mahdollisuus, että työyhteisön jäsenten piilevätkin erityisosaamiset voidaan ottaa koko yhteisön käyttöön.

Mielestäni tämän päivän hyvä johtaja ymmärtää, ettei tieto ole yksityisomaisuutta, eikä se kulje avainhenkilöille jonkun toisen kautta. Järjestössä tulisi olla sellaisia tiedon jakamisen työtapoja, jotka tukevat yhteisön yhteisiä pyrkimyksiä. Tieto on usein valtaa, mutta sen yksityisomistus  ei edesauta tarvetta kehittää uutta yhteisössä.

Miten sitten saada mapin, lukon ja pöytälaatikon turvissa ollut tieto koko työyhteisön käyttöön?  Mikä on tietoa, joka voidaan jakaa kaikkien kesken? Yhdessä kehittäminen ja uusien asioiden ideointi, oli se sitten vaikkapa uusi hanke tai muu toiminta, ovat erinomaisia paikkoja kokeilla tiedon jakamista ja työstämistä yhdessä.

Omassa työyhteisössäni olemme tottuneet tiedon jakamiseen ja yhdessä asioiden suunnittelemiseen. Käytämme sosiaalista mediaa ja tallennamme tiedostojamme kaikkien ulottuville yhteisiin verkkokansioihin. Tekemiskulttuurimme työntekijöiden kesken on yhteisöllinen ja siihen tähtäämme jatkossakin. Verkkovälitteiset työkalut mahdollistavat sen, että tieto on kaikkien saatavilla. Ne mahdollistavat sen, että uutta voidaan yhdessä ideoida ja työstää jaetulla verkkoalustalla, vaikkapa sitten Google Drivessä. “Parhaimmillaan sosiaalinen intranet on ideoiden rikastamo, jossa prototyypit ja demot jalostuvat dialogin ja palautteen myötä valmiiksi tuotteiksi.” (Olander). 

Yhdistykset painiskelevat tänä päivänä uusien haasteiden edessä. Toimintaympäristö muuttuu vauhdilla, on reagoitava nopeasti ja vapaaehtoisia voi olla vaikea löytää ja sitouttaa. Talous on tiukilla ja uusia keinoja on löydyttävä siihen, miten uudistaa yhdistyksen toimintaa vastaamaan muutoksen tuomiin tarpeisiin.

Tänä keväänä olemme kokeilemassa yhdessä tekemistä ja jakamista myös hallitustyöskentelyssä. Käytännössä se tarkoittaa esmikerkiksi hallitustyöskentelyyn liittyvien asiakirjojen tallentamista jaettuihin kansioihin sekä uusien toimintaideoiden työstämistä yhdessä. Tavoitteena on, että saisimme kaikkien erityisosaamisen käyttöömme, ja että löytäisimme työstämme uuden vaihteen, innostuksen ja imun.

Uusien työtapojen omaksuminen ja teknisten asioiden haltuunottaminen vievät aikaa. Uusien verkkotyökalujen käyttöönottoon liittyy myös tunteita. Jotta uudet työtavat pääsevät oikeuksiinsa, on  panostettava siihen, että kaikilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua. Työtapoja ja tekniikkaa on harjoiteltava yhdessä ja laitteet ja verkkoyhteydet on oltava yhtäläisellä tasolla. Odotan jännityksellä mitä voimmekaan saada uusilla työtavoilla aikaan. Järjestötyö on kokeilukulttuuria, johon kuuluvat onneksemme ja iloksemme onnistumiset ja epäonnistumiset, sekä uusien asioiden oppiminen yhdessä.

Anniina Löytönen

Järjestöjalostamo- hankkeen kehittäjä, joka on aloittanut myös toiminnanjohtajana (Joensuun Setlementti ry)  ja päässyt uudessa tehtävässä vauhtiin jaettujen verkkokansioiden ansiosta.

Anniina Löytönen, toiminnanjohtaja Joensuun Setlementti ry ja kehittäjä Järjestöjalostamo -hanke

Lukuvinkki: 

http://sometek.fi/oppiva-organisaatio-vapauta-ideoiden-virta-tyoyhteisossa/

Tilaa tarkkaavaisuudelle ja ihmisen mittaisille tavoitteille

IMG_5915

Talvitapahtuman järjestelyä, uuden videoneuvottelusovelluksen opettelua, hankehakemuksen tekoa, saadun avustuksen raportointia, hallituksen kokouksen valmistelua, arpajaisvoittojen hankkimista, järjestön esittelyä oppilaitoksessa, vapaaehtoisten kouluttamista?  Kuulostaako tutulta?

Miten selvitä työpäivästä, työviikosta, kuukaudesta ja työvuodesta, kun työtehtävästä ja työnsisällöistä toiseen pitää siirtyä yhä kiihtyvämmässä tahdissa? Miten säilyttää tarkkaavaisuutensa ja motivaationsa? Miten raivata tilaa uuden opettelulle ja riittävälle levolle? Entä työn ja muun elämän yhteensovittaminen?

”Tarkkaavaisuuden käytölle on nykyään tilaus: työelämä on täynnä kiirettä, muutoksia ja keskeytyksiä ja yksi keino niiden keskellä selviytymiseen ja jaksamiseen on huolenpito tarkkaavaisuudesta. Siinä on yhtäältä kysymys työtehtävien osaamisesta. Toisaalta kannattaa olla perillä tarkkaavaisuuden kuormitustekijöistä ja tarkkaavaisuutta heikentävistä muista tekijöitä kuten väsymys tai innostuksen puute vaikutusmahdollisuuksien vähäisyyden seurauksena.”

Näin kirjoittaa neuropsykologian erikoispsykologi Pekka Kuikka (2016) Työterveyslaitoksen Unelmahautomo-blogissa.  Kuikka on yhdessä Teemu Paajasen kanssa kirjoittanut teoksen ”Työstä ja tarkkaavaisuudesta”.

Pekka Kuikka ja Teemu Paajanen (2015, 4) peräänkuuluttavat mm. osaamisen päivittämistä uusien työvälineiden mukaisiksi. Näin voidaan lisätä työn sujuvuutta ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.  Osaamisen päivittäminen uusien työvälineiden mukaisiksi vaatii tässä ajassa paljon. Toimintaympäristössämme tapahtuu suuria muutoksia mm. rahoitusjärjestelmissä ja -perusteissa, alueelliseen ja maakunnallisten päätöksenteon järjestämisessä ja palvelujen saatavuudessa.

Kuikka ja Paajanen (2015, 45) esittävät, että kiireessä voi kohtalaisesti pärjätä jo automatisoituneiden toimintamallien kanssa, mutta uudenlaisten luovien ratkaisujen ja päätösten tekeminen kärsivät. Kun opettelemme vaikka jonkin työhömme liittyvän verkkosovelluksen käyttöä, pelkkä itsekseenopettelu tai puolen päivän koulutus ei riitä juurruttamaan tuota uutta automatisoituneeksi toimintamalliksi. Kuikka (2016) tiivistää:

”Puolessa päivässä ehtii kuulla mitä pitäisi oppia, mutta puolessa päivässä ei voida saada sellaista harjoitusmäärää, että vanha taito poisopitaan ja uusi osaaminen automatisoituu.”

Vaikka olisimme aiemmin olleet kokeneita ja taitavia aiemman verkkosovelluksen käyttäjiä, meistä tulee ainakin joksikin aikaa aloittelijoita opetellessamme uutta (Kuikka & Paajanen 2015, 66). Uuteen harjaantuminen vaatii siis aikaa sekä mahdollisuutta keskittää tarkkaavaisuutensa uuden opetteluun ja vanhasta poisoppimiseen.

Kuikka ja Paajanen (2015, 45) esittävät kiinnostavan ajatuksen: jos työnteon halutaan olevan kiireistä, työyhteisössä olisi sovittava, mitä liikaan kiireenpitoon liittyviä riskejä hyväksytään. Mitä liikaan kiireenpitoon liittyviä riskejä järjestösi olisi valmis hyväksymään? Tietyt virheet voivat järjestön toiminnan kannalta olla täysin lamaannuttavia: esim. vuosittaisen avustuksen hakemisen unohtaminen voi pysäyttää toiminnan kokonaan.

Kuikan blogikirjoituksessa minua ilahdutti ajatus siitä, että tarkkaavaisuuden tukemiseen voi vaikuttaa sekä työntekijän että työyhteisön voimin.  Parhaassa tapauksessa sekä yksilön että työyhteisön toimet tukevat toisiaan.

Toimimmepa sitten pienessä tai suuremmassa järjestössä tai muussa organisaatiossa:

  1. Rohjetaan muuttaa omaa toimintaamme! Miten voimme esimerkiksi itse vaikuttaa työtehtäviin kuulumattomiin keskeytyksiin? Tärkeyslistojen teko ja kiireellisyyden kriittinen tarkastelu ovat Kuikan ja Paajasen (2015, 46) mukaan yksi tapa taltuttaa kiirettä. Muistammeko pitää palauttavia taukoja työstä? Oma haasteeni on tietoisesti vähentää työpäivän aikaista kuvahälyä (Kuikka & Paajanen 2015, 60), ts. sulkea menossa olevan työtehtävän kannalta turhia selainikkunoita ja ohjelmia, huolehtia riittävästä levosta sekä varata aiempaa jämäkämmin kalenteriin kokonaisia työpäiviä yhteen tai korkeintaan kahteen asiaan keskittymiseksi.
  2. Rohjetaan avata suumme ja vaatia ratkaisuja työn kuormittavuuden vähentämiseksi ja ”tavoitteiden tarkentamisesta ihmisen mittaisiksi” (Kuikka & Paajanen 2015, 4)!

 

Tämän tekstin innoittajat:

 

Kuikka, Pekka 2016. Tarkkaavaisuus on taitolaji. Työterveyslaitos, Unelmahautomo-blogi, kirjoitus 27.1.2016.

 

Kuikka, Pekka & Paajanen, Teemu 2015. Työstä ja tarkkaavaisuudesta.  Helsinki: Työterveyslaitos.

 

Erja Anttonen

Kirjoittaja työskentelee lehtorina Humakin Kuopion kampuksella ja on mukana myös Järjestöjalostamo-hankkeessa.

IMG_5631