Pöytälaatikon suojista verkkoon – Tiedon jakamisesta tehokkuutta ja hyvinvointia järjestötyöhön!

Toiminnanjohtaja-kehittäjä Anniina Löytösen työpöytä.

Tietoa jaetaan uskomattomat määrät joka minuutti ja sitä synnytetään kaikkien ulottuville enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Jokainen voi olla uuden tiedon tietosanakirja niin työssä kuin vapaa-ajalla. Digimedian sekatyömieheksi itseään luonnehtiva Ilkka Olander toteaakin blogissaan: “Jakamiselle nyökytellään usein hyväksyvästi päätä, mutta käytännössä sitä ei välttämättä tapahdu. Ja jostain syystä sitä tapahtuu työpaikoilla paljon vähemmän kuin vapaa-ajalla. Yksi syy on se, että työpaikoilla käytetyt välineet laahaavat vapaa-ajan välineitä (Facebook, Twitter, Google+) jäljessä…”

Miten tieto ja sen jakaminen vaikuttavat työhön ja hyvinvointiin työssä? Joskus tuntuu, että negatiivisesti. Erityisesti siksi että sitä on liikaa. Kaikkea ei voi sisäistää ja osa täytyy suodattaa kevyesti ja päästää menemään. Tärkeä taito sekin. Jollekin tiedolle täytyy antaa aikaa muhia, ennen kuin se pääsee oikeuksiinsa. Joskus muistaa, että tarvittava tietoa löytyy tarpeen vaatiessa ja se riittää.

Järjestötyö voisi olla tietotyöläiselle ’unelmien duunipaikka’, sillä uutta tietoa tuotetaan jatkuvasti: Kehitetään, arvioidaan ja raportoidaan. Uutta tietoa ihmisistä, toiminnasta ja ympäröivästä yhteiskunnasta. Sitten on tietoa, jota kerrotaan ulospäin monikanavaisesti. Lisäksi on yhteisön sisäistä tietoa, joillakin jostakin enemmän ja toisilla vähemmän.

Olen viime aikoina pohtinut tiedon yhteyttä työhyvinvointiin. Tietotulvan ollessa ylitsevuotava, on hyvä osata rajoittaa ja ryhtyä vaikka tietodieetille. Työhyvinvointia edistää ainakin se, että osaa erottaa olennaisen tiedon siitä ’ei niin olennaisesta.’

Toisaalta tiedon jakamisella ja yhdessä käsittelemisellä voi olla työyhteisölle positiivisia vaikutuksia. Olander kommentoi blogissaan:“…mitä paremmin työyhteisössä saadaan juurrutettua jakamisen kulttuuri, sitä suurempi sen sisäinen ideoiden virta on. Tällainen yrityskulttuuri on pääomaa, joka näkyy 1) innovaatioina, nopeampana tuotekehityksenä, parempina palveluina 2) työn mielekkääksi kokemisena, yhteisöllisyytenä 3) työntekijöiden motivaationa ja sitoutumisena. 4) työpaikan vetovoimana ja kykynä houkutella huippuosaajia…

Tiedon jakaminen työyhteisön kesken voi siis parhaimmillaan vahvistaa työyhteisöä, purkaa hierarkioita, kasvattaa osaamista ja muutoskykyä sekä innostaa ja lisätä työn imua. Tiedon ollessa kaikkien ulottuvilla, on jokaisella mahdollisuus tarttua siihen ja kehittää työtä, viedä järjestön toimintaa eteenpäin. Kun tieto on työyhteisössä kaikkien ulottuvilla, on olemassa mahdollisuus, että työyhteisön jäsenten piilevätkin erityisosaamiset voidaan ottaa koko yhteisön käyttöön.

Mielestäni tämän päivän hyvä johtaja ymmärtää, ettei tieto ole yksityisomaisuutta, eikä se kulje avainhenkilöille jonkun toisen kautta. Järjestössä tulisi olla sellaisia tiedon jakamisen työtapoja, jotka tukevat yhteisön yhteisiä pyrkimyksiä. Tieto on usein valtaa, mutta sen yksityisomistus  ei edesauta tarvetta kehittää uutta yhteisössä.

Miten sitten saada mapin, lukon ja pöytälaatikon turvissa ollut tieto koko työyhteisön käyttöön?  Mikä on tietoa, joka voidaan jakaa kaikkien kesken? Yhdessä kehittäminen ja uusien asioiden ideointi, oli se sitten vaikkapa uusi hanke tai muu toiminta, ovat erinomaisia paikkoja kokeilla tiedon jakamista ja työstämistä yhdessä.

Omassa työyhteisössäni olemme tottuneet tiedon jakamiseen ja yhdessä asioiden suunnittelemiseen. Käytämme sosiaalista mediaa ja tallennamme tiedostojamme kaikkien ulottuville yhteisiin verkkokansioihin. Tekemiskulttuurimme työntekijöiden kesken on yhteisöllinen ja siihen tähtäämme jatkossakin. Verkkovälitteiset työkalut mahdollistavat sen, että tieto on kaikkien saatavilla. Ne mahdollistavat sen, että uutta voidaan yhdessä ideoida ja työstää jaetulla verkkoalustalla, vaikkapa sitten Google Drivessä. “Parhaimmillaan sosiaalinen intranet on ideoiden rikastamo, jossa prototyypit ja demot jalostuvat dialogin ja palautteen myötä valmiiksi tuotteiksi.” (Olander). 

Yhdistykset painiskelevat tänä päivänä uusien haasteiden edessä. Toimintaympäristö muuttuu vauhdilla, on reagoitava nopeasti ja vapaaehtoisia voi olla vaikea löytää ja sitouttaa. Talous on tiukilla ja uusia keinoja on löydyttävä siihen, miten uudistaa yhdistyksen toimintaa vastaamaan muutoksen tuomiin tarpeisiin.

Tänä keväänä olemme kokeilemassa yhdessä tekemistä ja jakamista myös hallitustyöskentelyssä. Käytännössä se tarkoittaa esmikerkiksi hallitustyöskentelyyn liittyvien asiakirjojen tallentamista jaettuihin kansioihin sekä uusien toimintaideoiden työstämistä yhdessä. Tavoitteena on, että saisimme kaikkien erityisosaamisen käyttöömme, ja että löytäisimme työstämme uuden vaihteen, innostuksen ja imun.

Uusien työtapojen omaksuminen ja teknisten asioiden haltuunottaminen vievät aikaa. Uusien verkkotyökalujen käyttöönottoon liittyy myös tunteita. Jotta uudet työtavat pääsevät oikeuksiinsa, on  panostettava siihen, että kaikilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua. Työtapoja ja tekniikkaa on harjoiteltava yhdessä ja laitteet ja verkkoyhteydet on oltava yhtäläisellä tasolla. Odotan jännityksellä mitä voimmekaan saada uusilla työtavoilla aikaan. Järjestötyö on kokeilukulttuuria, johon kuuluvat onneksemme ja iloksemme onnistumiset ja epäonnistumiset, sekä uusien asioiden oppiminen yhdessä.

Anniina Löytönen

Järjestöjalostamo- hankkeen kehittäjä, joka on aloittanut myös toiminnanjohtajana (Joensuun Setlementti ry)  ja päässyt uudessa tehtävässä vauhtiin jaettujen verkkokansioiden ansiosta.

Anniina Löytönen, toiminnanjohtaja Joensuun Setlementti ry ja kehittäjä Järjestöjalostamo -hanke

Lukuvinkki: 

http://sometek.fi/oppiva-organisaatio-vapauta-ideoiden-virta-tyoyhteisossa/